Cómo configurar el monitoreo automatizado de KYB para tus clientes

¿Qué es el monitoreo automatizado de KYB?

El módulo KYB (Know Your Business) de Camtom permite verificar y monitorear continuamente el estatus regulatorio de tus clientes y proveedores. En lugar de realizar verificaciones manuales periódicas, el monitoreo automatizado consulta las bases de datos del SAT, la lista de empresas con operaciones inexistentes (EFOS), el Padrón de Importadores y otras fuentes oficiales de forma programada, y te alerta inmediatamente cuando detecta un cambio que requiera tu atención.

Paso 1: Registrar empresas para monitoreo

Accede al módulo KYB y haz clic en 'Agregar empresa'. Ingresa el RFC de la empresa que deseas monitorear. El sistema realizará una consulta inicial para obtener la situación fiscal actual, su estatus en el Padrón de Importadores, su presencia (o ausencia) en la lista 69-B del CFF (EFOS/EDOS), y sus certificaciones vigentes (OEA, IVA/IEPS, Regla 8va, etc.).

Paso 2: Configurar las fuentes de monitoreo

• Padrón de Importadores: verifica que la empresa esté activa y en qué sectores específicos está registrada.
• Lista 69-B (EFOS): detecta si la empresa aparece en la lista de contribuyentes con operaciones simuladas.
• Situación fiscal SAT: monitorea cambios en el estatus fiscal (activo, cancelado, suspendido).
• Certificación OEA: alerta cuando la certificación está próxima a vencer o ha sido revocada.
• Certificación IVA/IEPS: monitorea la vigencia del registro para el esquema de certificación.
• Listas restrictivas internacionales: verifica contra listas OFAC, UE y otras sanciones internacionales.

Paso 3: Establecer la frecuencia de monitoreo

Puedes configurar la frecuencia con la que el sistema consulta cada fuente de datos. Las opciones son: diaria (recomendada para EFOS y situación fiscal), semanal (adecuada para Padrón de Importadores y certificaciones), o mensual (para listas internacionales que se actualizan con menor frecuencia). El sistema te permite configurar frecuencias diferentes por fuente según tu nivel de riesgo.

Paso 4: Configurar alertas y notificaciones

Define quién recibe las alertas cuando se detecta un cambio. Puedes configurar notificaciones por correo electrónico, en la plataforma Camtom, o ambas. Establece niveles de severidad: alerta crítica (empresa en lista EFOS o padrón cancelado), alerta alta (certificación próxima a vencer), alerta media (cambio en sectores del padrón), alerta baja (actualización de información general).

Paso 5: Gestionar el dashboard de monitoreo

El dashboard de KYB muestra un resumen visual del estatus de todas las empresas monitoreadas. Un semáforo por empresa indica: verde (todo en orden), amarillo (atención requerida, como certificación próxima a vencer), rojo (acción inmediata necesaria, como aparición en lista EFOS). Puedes filtrar por estatus, por fecha de última verificación o por tipo de alerta.

Paso 6: Responder a las alertas

1. Alerta EFOS: suspende inmediatamente las operaciones con esa empresa y consulta a tu departamento legal.
2. Padrón cancelado: no puedes despachar operaciones de importación para esa empresa hasta que se reactive.
3. Certificación por vencer: notifica al cliente con al menos 60 días de anticipación para que gestione la renovación.
4. Cambio de situación fiscal: verifica que el RFC siga siendo válido para operaciones aduanales.
5. Cada alerta incluye un botón de 'Acción tomada' para registrar tu respuesta y mantener el expediente documentado.

Mejores prácticas de monitoreo KYB

• Registra a todos tus clientes activos, no solo a los nuevos. Las empresas pueden caer en lista EFOS en cualquier momento.
• Revisa el dashboard al menos una vez al día, incluso si no recibes alertas.
• Documenta todas las acciones tomadas ante cada alerta para tener un expediente de diligencia debida.
• Incluye a tus proveedores de servicio (transportistas, almacenes) en el monitoreo, no solo a importadores.