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Como digitalizar tu archivo muerto aduanal con Docs
Equipo Camtom18 de febrero de 20268 min
La Ley Aduanera establece la obligacion de conservar documentos de comercio exterior por un plazo de 5 anos. Mantener estos documentos en papel ocupa espacio fisico, dificulta las busquedas y pone en riesgo la informacion ante siniestros. Digitalizar tu archivo muerto con Docs te permite cumplir con la normativa mientras reduces costos de almacenamiento y mejoras la accesibilidad.
El articulo 6 de la Ley Aduanera y la regla 1.7.2 de las RGCE establecen que los documentos digitalizados tienen el mismo valor probatorio que los originales siempre que se conserven conforme a las disposiciones fiscales aplicables.
Antes de comenzar a escanear, organiza los expedientes por ano y por numero de pedimento. Retira grapas, clips y cualquier elemento que pueda danar el escaner. Verifica que todos los documentos esten completos: pedimento, factura comercial, conocimiento de embarque, certificados de origen y permisos.
En Camtom, navega al modulo Docs y selecciona 'Nuevo proyecto de digitalizacion'. Define el nombre del proyecto (por ejemplo 'Archivo 2021-2023'), el tipo de documentos que escaneara y la estructura de carpetas que deseas utilizar.
Escanea los documentos en formato PDF. Docs acepta archivos individuales o lotes completos. Puedes subir un PDF por expediente completo o un archivo por cada documento dentro del expediente. El sistema aplicara OCR automaticamente para extraer texto y hacer los documentos buscables.
Si tienes un escaner con alimentador automatico de hojas, escanea expedientes completos como un solo PDF. Docs puede separar automaticamente los tipos de documento dentro del PDF usando inteligencia artificial.
Una vez subidos los documentos, Docs extraera automaticamente datos clave como numero de pedimento, fecha de pago, aduana, patente, fraccion arancelaria y valor. Revisa una muestra de los documentos procesados para confirmar que la extraccion sea precisa.
Usa las etiquetas de Docs para clasificar los expedientes segun criterios utiles para tu operacion: tipo de mercancia, aduana de despacho, cliente, regimen aduanero, etc. Esto facilitara las busquedas futuras cuando necesites localizar un documento especifico para una auditoria o consulta.
Configura la politica de retencion documental en Docs para que el sistema te notifique cuando un expediente haya cumplido su plazo legal de conservacion. De esta manera, puedes decidir si destruir los originales fisicos una vez que la version digital esta asegurada y respaldada.
Antes de destruir documentos fisicos, confirma con tu area legal que la version digital cumple con todos los requisitos de la autoridad fiscal. Algunos documentos originales pueden ser requeridos en formato fisico durante procedimientos legales.
Equipo Camtom
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