Como configurar alertas de vencimiento en KYB

Por que necesitas alertas de vencimiento

Cada importador y exportador maneja decenas de documentos con fechas de vigencia: padron de importadores, constancias de situacion fiscal, permisos COFEPRIS, registros SEMARNAT, certificados de origen y mas. Cuando uno de estos documentos vence sin renovarse, las consecuencias van desde la detencion de mercancias en aduana hasta multas que pueden superar los 100,000 pesos.

Paso 1: Acceder al modulo de documentos en KYB

Inicia sesion en tu cuenta de Camtom y navega al modulo KYB desde el menu lateral. Selecciona la seccion 'Documentos de cumplimiento' para ver todos los documentos registrados de tu empresa o de tus clientes importadores.

1. Abre el dashboard de Camtom y haz clic en 'KYB' en la barra lateral
2. Selecciona la empresa o cliente para el que deseas configurar alertas
3. Haz clic en la pestana 'Documentos de cumplimiento'
4. Revisa la lista de documentos existentes y sus fechas de vencimiento actuales

Paso 2: Registrar fechas de vigencia

Para cada documento, asegurate de que la fecha de emision y la fecha de vencimiento esten correctamente capturadas. Si importaste documentos previamente, revisa que las fechas sean precisas. KYB utiliza estas fechas como base para calcular cuando enviar las alertas.

1. Haz clic en el documento que deseas configurar
2. Verifica el campo 'Fecha de emision' y 'Fecha de vencimiento'
3. Si la fecha de vencimiento esta vacia, ingresala manualmente
4. Guarda los cambios antes de continuar

Paso 3: Configurar la politica de alertas

KYB permite definir politicas de alerta con multiples niveles de anticipacion. Por ejemplo, puedes recibir un primer aviso 90 dias antes del vencimiento, un segundo aviso a los 30 dias y una alerta critica a los 7 dias. Esto te da tiempo suficiente para iniciar el proceso de renovacion.

1. Navega a Configuracion > Politicas de alerta dentro de KYB
2. Selecciona 'Crear nueva politica' o edita una existente
3. Define los intervalos de alerta: 90, 60, 30, 15 y 7 dias son los valores recomendados
4. Elige los canales de notificacion: correo electronico, notificacion en plataforma o ambos
5. Asigna la politica a los tipos de documento que correspondan (padron, constancia, permiso, etc.)

Paso 4: Asignar responsables por documento

Cada alerta puede dirigirse a uno o mas responsables dentro de tu organizacion. Asigna al encargado de cumplimiento como destinatario principal y al agente aduanal o representante legal como respaldo. De esta manera, si el responsable principal no actua, el respaldo recibira la escalacion.

Paso 5: Verificar que las alertas funcionan

Una vez configurada la politica, usa la funcion 'Enviar alerta de prueba' para confirmar que los correos llegan correctamente y que las notificaciones aparecen en el dashboard. Revisa la bandeja de spam si no recibes el correo de prueba en los primeros 5 minutos.

Mejores practicas para la gestion de vencimientos

• Revisa el panel de vencimientos proximos al menos una vez por semana
• Documenta el proceso de renovacion de cada tipo de documento para que cualquier miembro del equipo pueda iniciarlo
• Mantiene un expediente digital actualizado para que la renovacion no se retrase por falta de documentos previos
• Usa etiquetas de prioridad para distinguir entre documentos criticos y secundarios